Volvemos con nuestra sección “Hoy hablamos con…” para traerte otra de esas personas que forman parte del equipo de Køhl School pero que no siempre se ven. Si anteriormente charlamos con Rosa, la encargada de la limpieza de la escuela, y con Mónica, responsable de atención al alumnado y ventas, ahora le toca el turno a Fátima Cruz, un pilar fundamental en la estructura de la escuela. Y es que Fátima es la encargada de los números, o lo que es lo mismo, la responsable del departamento de contabilidad. De ella dependen nóminas, pagos y presupuestos así como la gestión de las matrículas de los cursos y todo lo que tenga que ver con las formas de financiación de las formaciones que ofrecemos.
¿Desde cuándo trabajas en la escuela y cómo empezaste?
Comencé en julio de 2019. En ese momento se necesitaba incorporar a una persona en el departamento de contabilidad que se hiciera cargo del área de gestión administrativa y financiera por lo que fui contratada para ese puesto. La verdad es que me interesó el proyecto desde el principio, especialmente por la visión que transmitía la empresa, más allá del sector concreto del maquillaje. Tengo que decir que hubo una buena conexión mutua desde el inicio.
“No me siento al margen, solo ocupo un rol diferente dentro del equipo”
¿Encuentras diferencias con trabajar en otros sectores o a nivel administrativo es similar en todos los casos?
A nivel administrativo los procesos pueden ser similares en cuanto a estructura pero cambian los tiempos y el tipo de cliente. En una escuela de maquillaje como la nuestra trabajamos con perfiles muy variados, incluyendo personas jóvenes, lo que requiere adaptar la comunicación y la forma de gestionar determinadas incidencias o información. No es lo mismo tratar con una empresa consolidada que con alumnxs que están empezando su formación y necesitan más acompañamiento en la comprensión de ciertos procesos, como pagos o condiciones. Aun así, es un trabajo muy gratificante porque el alumnado llega con un alto nivel de motivación y con una ilusión clara por formarse. Poder guiar en ese proceso, incluso en una parte tan sensible como es la gestión económica, aporta un valor añadido al trabajo diario.
Eres la parte más racional en un entorno tan creativo. ¿Se nota esa diferencia entre compañerxs? ¿Te sientes la “oveja negra”?
No me siento la “oveja negra” para nada, simplemente desempeño un rol diferente dentro del equipo. En mi caso tengo que poner el foco en la parte más estructural y normativa, sobre todo cuando se trata de procesos económicos o de cumplimiento de procedimientos. En un entorno creativo como en el que estamos, a veces surgen situaciones que hay que ordenar, aclarar o establecer límites, especialmente cuando están relacionadas con aspectos financieros o contractuales. Es mi responsabilidad que todo eso se cumpla. Además, también es mi función que esos procesos se entiendan y se ejecuten correctamente tanto por parte del equipo interno como docentes y personal como del alumnado.
“Es habitual tener que explicar varias veces ciertos procesos financieros”
¿Cuántas veces a la semana tienes que explicar temas de números a alguien que no los entiende del todo?
No te puedo dar una cifra concreta pero sí que es algo recurrente durante la semana, jaja. Me pasa sobre todo con el alumnado, que es nuestro principal cliente, y es habitual tener que explicar varias veces ciertos procesos relacionados con pagos, convocatorias o formas de financiación. En esos momentos siempre tengo en cuenta que cada unx tiene su propio ritmo de comprensión y sus circunstancias personales. Por eso, la información se facilita siempre por escrito y se acompaña de una explicación si es necesario, asegurándome de que quede bien clara. En muchos casos también resuelvo dudas de familias o de varias personas implicadas en el proceso.
¿Qué es lo que más te gusta de tu trabajo diario y lo que menos?
Lo que más valoro es el equipo y la forma en la que trabajamos conjuntamente. La implicación de cada área y la coordinación entre departamentos es clave para que todo funcione correctamente y eso se percibe, seguro, desde fuera. En mi opinión el ambiente de trabajo influye directamente en la calidad del resultado. En cuanto a lo que menos me gusta, lo tengo claro: las situaciones que no están bien gestionadas desde el principio, ya sea por falta de información o porque no se ha comunicado correctamente. Son aspectos que generan incidencias que después hay que resolver.
¿Cómo lidias con las peticiones del personal (equipo directivo, profes, colaboradores…)? ¿Te cuesta decir que no?
No me cuesta decir que no cuando es necesario. Además lo tengo fácil porque en contabilidad los criterios están definidos y los números son objetivos, no dependen de opiniones personales ni de gustos. Tengo suerte porque la comunicación con el equipo es buena y el enfoque siempre es colaborativo. En muchos casos, más que negarme lo que hago es orientar o explicar la viabilidad de cada situación con datos y ejemplos.
¿Qué época del año es la más estresante para tu departamento?
Para un departamento de contabilidad, sea de una escuela de maquillaje o de cualquier otra empresa, hay varios momentos clave a lo largo del año. Para nosotrxs, uno de los más intensos suele ser el inicio de las convocatorias, cuando se concentran matrículas, gestiones de cobros y organización del nuevo ciclo pero también son una locura los periodos de cierre fiscal y gestión de impuestos trimestrales y anuales. Además, hay momentos de alta actividad en torno a los pagos y regularizaciones, especialmente en los primeros meses del año. En general, son ciclos bastante definidos que se repiten cada año.
“El funcionamiento de la escuela depende de la coordinación entre todos los departamentos”
¿Qué es lo que la gente no suele ver desde fuera pero es importante del funcionamiento de la escuela?
Desde fuera se percibe principalmente la parte creativa y formativa pero detrás hay una estructura administrativa y operativa muy importante y que hace que todo ruede a la perfección. Cada alumnx requiere una atención específica, aunque existan procesos estandarizados. Hay situaciones diferentes en cuanto a organización, pagos o necesidades particulares y todo eso requiere seguimiento.
El funcionamiento de una escuela de maquillaje depende de la coordinación entre todos los departamentos. Cada área cumple una función esencial para que la experiencia del alumnx sea coherente y de calidad. La parte menos visible es precisamente esa gestión constante que permite que todo funcione de forma ordenada.
¿Alguna anécdota que recuerdes de estos años en la escuela?
Más que una anécdota concreta, me quedo con la evolución del proyecto desde 2019 hasta ahora. Ha sido un proceso de crecimiento continuo, con momentos complejos como la pandemia, pero también de consolidación. Destacaría especialmente la unión del equipo de Køhl School en distintas etapas importantes, donde ha sido clave mantener la coordinación y la estabilidad del funcionamiento general.